Basta con l’ennesimo ChatBot, in azienda usiamo Teams
Introduzione
Negli ultimi anni l’intelligenza artificiale generativa ha rivoluzionato il modo in cui le aziende gestiscono informazioni, processi e comunicazione interna. Tuttavia, la differenza tra usare strumenti AI pubblici, come ChatGPT, e adottare un chatbot AI integrato all’interno di Microsoft Teams è profonda e strategica, soprattutto quando si parla di organizzazioni che hanno esigenze di sicurezza, privacy, scalabilità e gestione documentale. In questo articolo esploriamo il perchè in azienda usiamo Teams, e perché rappresenta una soluzione superiore per le imprese.
Sicurezza e privacy: il cuore delle aziende
Mentre strumenti pubblici come ChatGPT offrono facilità d’uso e accesso rapido, presentano limiti quando si tratta di dati sensibili o riservati. Un chatbot integrato in Teams, invece:
- Opera all’interno del perimetro aziendale, sfruttando le policy di sicurezza di Microsoft 365.
- Permette il controllo sugli accessi, l’autenticazione tramite Single Sign-On (SSO) e l’audit degli utenti.
- I dati non escono dal dominio aziendale, minimizzando rischi di leakage e rispettando le normative GDPR.
- L’integrazione con i sistemi di DLP (Data Loss Prevention) e l’Active Directory rafforza la protezione delle informazioni.
Al contrario, utilizzare ChatGPT o servizi AI pubblici può comportare rischi di esposizione di dati strategici, specialmente in settori regolamentati.
In azienda usiamo Teams: Scalabilità e costi contenuti grazie alle API
Uno dei punti forti di un chatbot aziendale in Teams è la scalabilità:
- Può essere distribuito a tutta l’organizzazione, senza limiti di utenti o device, e senza la necessità di licenze aggiuntive per ogni collaboratore.
- L’uso delle API consente un modello a consumo: paghi solo per le richieste effettivamente fatte al modello AI, ottimizzando i costi rispetto a un abbonamento per ogni singolo utente su piattaforme pubbliche.
- È possibile personalizzare e ottimizzare le richieste API per ridurre costi e tempi di risposta, adattandosi al flusso aziendale.
Facilità di manutenzione e integrazione con l’ecosistema aziendale
In azienda usiamo Teams perchè è semplice da mantenere e aggiornare:
- Gli aggiornamenti possono essere gestiti in modo centralizzato, senza interventi sui singoli device degli utenti.
- L’integrazione nativa con Microsoft Teams e l’ecosistema 365 permette di accedere direttamente a documenti, SharePoint, OneDrive e altri strumenti aziendali.
- La manutenzione, l’assistenza e il monitoring possono essere automatizzati tramite Azure e i servizi Microsoft, garantendo continuità operativa.
Con soluzioni come ChatGPT, invece, la personalizzazione e l’integrazione con i sistemi aziendali sono spesso più complesse e costose.
Standardizzazione e governance sui documenti aziendali
In azienda usiamo Teams perchè è lo standard di fatto per la collaborazione aziendale:
- Il chatbot può accedere direttamente ai documenti aziendali, applicando le regole di governance, versionamento e controllo degli accessi già in uso.
- Si possono implementare facilmente workflow di approvazione, archiviazione automatica e tracciamento delle attività.
- La knowledge base aziendale viene centralizzata e resa disponibile tramite un’interfaccia familiare e già adottata da tutti i dipendenti.
Esperienza utente e recupero informazioni (RAG) in contesto
L’integrazione in Teams permette al chatbot di fornire risposte contestualizzate:
- L’approccio Retrieval Augmented Generation (RAG) consente di recuperare informazioni da knowledge base interne, SharePoint, ticketing system, FAQ, e documenti aziendali in tempo reale.
- Le conversazioni rimangono all’interno dell’ambiente di lavoro, evitando la dispersione delle informazioni e facilitando la risoluzione di problemi complessi.
- Gli utenti possono fare domande, ricevere assistenza o avviare workflow direttamente dalla chat di Teams, in modo semplice e produttivo.
In azienda usiamo Teams ma come realizzarlo?
1. Creare una risorsa Azure Bot
- Accedi al portale di Azure.
- Clicca su “Crea una risorsa” e cerca “Azure Bot”.
- Seleziona “Azure Bot” e clicca su “Crea”.
- Compila i dettagli richiesti:
- Nome del bot: Un nome univoco per il tuo bot.
- Sottoscrizione: La tua sottoscrizione Azure.
- Gruppo di risorse: Crea uno nuovo o seleziona uno esistente.
- Piano tariffario: Scegli il piano più adatto alle tue esigenze.
- Posizione: Seleziona la regione geografica.
- Configura l’identità del bot:
- Puoi utilizzare un’identità gestita assegnata dall’utente o una registrazione dell’applicazione Microsoft Entra ID.
- Clicca su “Rivedi e crea”, quindi su “Crea” per avviare la distribuzione.
2. Sviluppare il bot
Puoi sviluppare il tuo bot utilizzando il Bot Framework SDK in uno dei seguenti linguaggi:
- C#
- JavaScript
- Python
In alternativa, puoi utilizzare Microsoft Copilot Studio per creare bot senza necessità di codifica.
3. Connettere il bot a Microsoft Teams
- Nel portale di Azure, vai alla risorsa del tuo bot.
- Nel menu a sinistra, seleziona “Canali”.
- Clicca sull’icona di Microsoft Teams.
- Accetta i termini di servizio e clicca su “Salva”.
Questo processo abilita il tuo bot a comunicare con gli utenti tramite Microsoft Teams.
4. Testare il bot in Microsoft Team
Dopo aver connesso il bot a Teams, puoi testarlo seguendo questi passaggi:
- Nel portale di Azure, nella sezione “Canali” del tuo bot, seleziona “Microsoft Teams”.
- Clicca su “Ottieni codice di incorporamento del bot”.
- Copia l’URL fornito e incollalo nel browser.
- Verrai reindirizzato a Microsoft Teams, dove potrai avviare una conversazione con il tuo bot.
5. Pubblicare il bot per l’organizzazione
Per rendere il bot disponibile a tutta l’organizzazione:
- Crea un pacchetto dell’app Teams includendo:
- Il manifesto dell’app.
- L’icona dell’app.
- Il file ZIP contenente i file necessari.
- Carica l’app in Microsoft Teams:
- Apri Microsoft Teams.
- Vai su “App” > “Carica un’app personalizzata”.
- Seleziona “Carica per [la tua organizzazione]” e carica il pacchetto ZIP.
Per ulteriori dettagli su come distribuire l’app, puoi contattarci nell’apposito modulo di contatto
